Konsortium und Rollen

Der Projektkoordinator bzw. Antragstellende fungiert als zentrale Kontaktstelle zwischen den Projektteilnehmenden, also dem Konsortium und der EU. Er wird in der Regel von der Organisation gestellt, die für die Gesamtplanung des Projekts (koordinierende Einrichtung) zuständig ist. Der Projektkoordinator ist für die Verwaltung des Projekts zuständig, d. h. er koordiniert alle Arbeitspakete, Prozesse und Aufgaben aus der Zuschussvereinbarung (GA). Zudem ist er für die Vorlage von Berichten und Leistungen und die Vermittlung aller Kontakte mit der EU-Finanzierungsbehörde zuständig.

Der Koordinator muss nicht für alle Arbeitspakete hauptverantwortlich sein. Auch Partner können die Federführung für einzelne Aufgaben übernehmen. Aber: Die in der Zuschussvereinbarung (GA) festgelegten Hauptaufgaben des Koordinators dürfen nicht an andere Partner des Konsortiums delegiert werden.

Als Unterzeichnender der Vereinbarung trägt der koordinierende Projektpartner gegenüber der EU die volle Verantwortung für die Projekt-Umsetzung.

Koordinierende Partner, also die federführenden Antragstellenden (Fördernehmer), müssen ihren Sitz in Ländern haben, für die die EU-Verträge gelten.

Bei weiteren Teilnehmenden (Participants) handelt es sich um Einrichtungen, die am Projekt als

• Weitere Begünstigte/Partner,
• Verbundene Einrichtungen,
• Assoziierte Partner

teilnehmen.

Alle Partner sollen gemeinsam zu einer reibungslosen und erfolgreichen Durchführung des Projekts beitragen (d.h. ihren Teil der Arbeitspakete ordnungsgemäß durchführen, ihren eigenen Verpflichtungen im Rahmen der Zuschussvereinbarung (GA) nachkommen und den Koordinator bei seinen Verpflichtungen unterstützen). Sie sind während der Projektlaufzeit an die Vorgaben und Bestimmungen aus der Zuschussvereinbarung (GA) gebunden.

Mit Teilnehmenden, die keine Zuschussvereinbarung unterzeichnen, gibt es keine formale vertragliche Verbindung. Deren Verpflichtungen werden durch die zuständigen beteiligten Partner umgesetzt.

Alle Projektpartner beteiligen sich aktiv und entsprechend der in der Zuschussvereinbarung zugewiesenen Aufgaben an der Umsetzung des Projekts.

Es wird empfohlen, zwischen dem Koordinator und den weiteren Partnern eine interne Partnerschaftsvereinbarung (Consortium agreement) zu schließen. In dieser werden Absprachen zur Zusammenarbeit, zu den jeweiligen inhaltlichen sowie finanziellen Beiträgen, zu den Finanzflüssen und Erstattungsregelungen sowie zu weiteren Details wie Regeln für mögliche Konflikte festgelegt.

Hinweis: Begünstigte Partner in einem LIFE-Projekt, die sich auch finanziell und mit Aktivitäten am Projekt beteiligen, heißen seit dem LIFE-Förderaufruf im Juli 2021 nicht mehr «Associated Beneficiary», sondern nur noch «Partner». «Associated Partners» sind dagegen weitere Beteiligte (Dritte), die aber keine Mittel von der EU bekommen (siehe unten).

Verbundene Einrichtungen (Affiliated Entities, AE) werden in der Praxis weitgehend wie Weitere Begünstigte/Projektpartner (BEN) behandelt, mit der Ausnahme, dass sie – formal gesehen – die Zuschussvereinbarung (GA) nicht unterzeichnen. Sie müssen die gleichen Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen erfüllen wie die Projektpartner und über einen validierten Teilnehmeridentifikationscode (PIC) verfügen.

Verbundene Einrichtungen (ehemals als «verbundene Dritte» bezeichnet) können unter denselben Bedingungen wie die Partner Kosten und Beiträge für die Projektmaßnahmen geltend machen. Sie sind dafür verantwortlich, die ihnen in Anhang 1 der Zuschussvereinbarung zugewiesenen Projektaktivitäten gemäß Artikel 11 umzusetzen [vgl. dazu Anhang 1, Artikel 11 in der Musterzuschussvereinbanrung (MGA)].

Assoziierte Partner nehmen am LIFE-Projekt auf eigene Kosten teil und sind ohne LIFE-Fördermittel am Projekt beteiligt. Sie können eigene, ihnen zur Verfügung stehende Mittel, d.h. Personal, Ausrüstung, sonstige Güter, Bau- und Dienstleistungen usw., in das Projekt einbringen und so zur Umsetzung der Projektaktivitäten beitragen. Sie sind demnach aktiv am Projekt beteiligt, können aber keine entstandenen Kosten gegenüber der EU geltend machen. Assoziierte Partner können auch aus Drittstaaten wie zum Beispiel der Schweiz stammen.

Assoziierte Partner sind normalerweise mit keinem Partner verbunden und müssen die Förderbedingungen nicht erfüllen. Beim Verfassen des Projektantrags im Funding & Tenders-Portal werden sie in einer gesonderten Schaltfläche beim Schritt «Teilnehmer» aufgelistet. Assoziierte Partner und ihre Sachleistungen sollten in Anhang 1 der Zuschussvereinbarung (GA) aufgeführt werden.

Hinweis: «Associated Partner» entspricht nicht der veralteten Bezeichnung «Associated Beneficiary» aus den LIFE-Förderperioden bis 2020. 

Unterauftragnehmer (Subcontractors) sind Erbringer von Dienstleistungen, die von einem Partner mit der Durchführung einer Maßnahme beauftragt werden und dafür eine Rechnung zu marktüblichen Preisen ausstellen. Unteraufträge müssen immer auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses und/oder des niedrigsten Preises vergeben werden. Unterauftragnehmer unterzeichnen nicht die Zuschussvereinbarung (GA) mit der EU. Der Partner, der den Unterauftrag vergeben hat, ist für die Leistungserbringung durch den Unterauftragnehmer verantwortlich, einschließlich ihrer Qualität und fristgerechten Ausführung.

Hinweis: Die Erfüllung von Unteraufträgen muss von Dritten durchgeführt werden, nicht von einem der Partner des Konsortiums. Die Summe aller Unteraufträge im Rahmen eines LIFE-Projekts sollte nur einen begrenzten Teil des gesamten Projektbudgets ausmachen. Die Vergabe von Unteraufträgen, die mehr als 30 % der gesamten förderfähigen Kosten ausmachen, muss in Ihrem Projektantrag gut begründet werden. Diese Schwelle von 30 % gilt allerdings nur für echte Unteraufträge (Subcontracts), bei denen externe Dritte mit der federführenden Umsetzung ganzer Projektaufgaben oder Arbeitspakete beauftragt werden. Sie gilt nicht für sonstige Waren, Arbeiten und Dienstleistungen (siehe Kapitel Förderfähige Projektkosten).