Rollen und Rechte

• Projekt-/Vertragsrollen

  Projekt-/Vertragsrollen werden zunächst im Antrag definiert und dann auf das Projekt/den Vertrag übertragen, wenn es zu einer finalen Vertragsunterzeichnung mit der EU kommt. Diese Rollen werden antragsbezogen und projektbezogen verwaltet und decken alle Zugriffsarten (Lesen/Schreiben/Einreichen) im Funding & Tenders-Portal ab. Die Rollen sollten entsprechend dem Grad der Beteiligung am Projekt zugewiesen werden. Mögliche Projektrollen sind beispielsweise:

  • Koordinator (Coordinator)
  • Teilnehmende (Participants)
    • Begünstigte/Projektpartner (Beneficiaries)
    • Angeschlossene/verbundene Einrichtungen (Affiliated Entities)
    • Assoziierte Partner (Associated Partners)
    • Unterauftragnehmer (Subcontractors)
    • Empfänger von finanzieller Unterstützung für Dritte (Recipients of Financial Support to Third Parties)
• Organisationsrollen

  Organisationsrollen sind mit der gesamten Organisation und deren Daten verknüpft (allerdings ohne Zugriff auf Projekte/Verträge). Mögliche Organisationsrollen sind beispielsweise:

  • Kontoverwalter/bevollmächtigter Vertreter der juristischen Person (Administrator/Legal Entity Appointed Representative, LEAR)
  • Rechtsverbindlicher Unterzeichner (Legal Signatory)
  • Finanzieller Unterzeichner (Financial Signatory)

Rollen im Projekt

• 1 | Koordinator

  Der Projektkoordinator bzw. Antragstellende fungiert als zentrale Kontaktstelle zwischen den Projektteilnehmenden, also dem Konsortium und der EU und wird in der Regel aus der Organisation gestellt, die für die Gesamtplanung des Projekts zuständig ist. Der Projektkoordinator ist für die Verwaltung des Projekts, die Vorlage von Berichten und Leistungen und die Vermittlung aller Kontakte mit der EU-Finanzierungsbehörde verantwortlich.

  Der Koordinator muss nicht für alle Arbeitspakte hauptverantwortlich sein. Auch Projektpartner können die Federführung für einzelne Aufgaben übernehmen. Aber: Die in der Zuschussvereinbarung (GA) festgelegten Hauptaufgaben des Koordinators dürfen nicht an andere Projektpartner des Konsortiums untervergeben oder delegiert werden.

• 2 | Teilnehmende

  Bei Teilnehmenden (Partipants) handelt es sich um Personen/Einrichtungen, die an einer Projektmaßnahme als

  • Begünstigte/Partner,
  • verbundene Einrichtungen,
  • assoziierte Partner,
  • Dritte, die Sachleistungen erbringen,
  • Unterauftragnehmer oder
  • Empfänger finanzieller Unterstützung für Dritte

  teilnehmen.

  Mit Teilnehmenden, die keine Finanzhilfevereinbarung unterzeichnen, gibt es keine formale vertragliche Verbindung. Deren Verpflichtungen werden durch die zuständigen beteiligten Projektpartner umgesetzt.

• 2.1 | Begünstigte/Projektpartner (BEN)

  Begünstigte bzw. Projektpartner (Beneficiaries, kurz BEN) sind die Rechtspersonen, die an einem Projekt beteiligt sind, das Gegenstand einer Zuschussvereinbarung (GA) ist. Die Begünstigten sind als Unterzeichner der Vereinbarung gegenüber der Bewilligungsbehörde in vollem Umfang für die Durchführung der Vereinbarung und für die Einhaltung aller in der Zuschussvereinbarung festgelegten Verpflichtungen und Bedingungen verantwortlich.

  Als Projektpartner erhalten Sie im Rahmen des Projektbudgets entsprechende Mittel zur Durchführung Ihrer vereinbarten Projektmaßnahmen und setzen diese Maßnahmen in eigener Verantwortung während des bewilligten Projektzeitraums um. Beteiligte Projektpartner dürfen im Rahmen des Projekts nicht als Unterauftragnehmer oder Lieferanten der anderen Projektpartner auftreten. Beteiligte Projektpartner können allerdings verbundene Einrichtungen haben, die mit ihnen durch eine dauerhafte rechtliche oder kapitalmäßige Verbindung oder als Mitglieder einer Vereinigung (früher: verbundene Dritte) verbunden sind, um mit deren Unterstützung ihre Verpflichtungen im Rahmen des Projekts zu erfüllen (siehe Artikel 8 und 9). Sie bleiben gegenüber der Bewilligungsbehörde und den anderen Projektpartnern allein verantwortlich. Die Projektpartner müssen in diesen Konstellationen sicherstellen, dass die vertraglichen Verpflichtungen aus der Zuschussvereinbarung (GA) auch für die verbundenen Einrichtungen gelten.

  Hinweis: Begünstigte/Partner in einem LIFE-Projekt, die sich auch finanziell und mit Aktivitäten am Projekt beteiligen, heißen seit der LIFE-Ausschreibung im Juli 2021 nicht mehr «Associated Beneficiaries», sondern nur noch «Partner». «Associated partner» sind dagegen weitere Beteiligte (Dritte), die aber keine Mittel von der EU bekommen.

• 2.2 | Verbundende Einrichtungen (AE)

  Verbundene Einrichtungen (Affiliated Entities, AE) werden in der Praxis weitgehend wie Begünstigte behandelt, mit der Ausnahme, dass sie – formal gesehen – die Zuschussvereinbarung (GA) nicht unterzeichnen. Sie müssen die gleichen Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen erfüllen wie die Projektpartner und über einen validierten Teilnehmeridentifikationscode (PIC) verfügen.

  Verbundene Einrichtungen (ehemals als «verbundene Dritte» bezeichnet) können unter denselben Bedingungen wie die Projektpartner Kosten und Beiträge für die Projektmaßnahmen geltend machen und haben zur Aufgabe, die ihnen in Anhang 1 zugewiesenen Projektaktivitäten gemäß Artikel 11 umzusetzen [vgl. dazu Anhang 1, Artikel 11 in der Musterzuschussvereinbanrung (MAG)].

• 2.3 | Assoziierte Partner (AP)

  Partner aus Drittstaaten können sich als sog. assoziierte Dritte (Associated Partner, AP) an LIFE-Projekten beteiligen. Assoziierte Partner erhalten keine eigene Projektbudgetzuweisung und nehmen somit ohne die Annahme von LIFE-Fördermitteln an dem Projekt teil. Allerdings können sie eigene, ihnen zur Verfügung stehende Sachleistungen, d.h. Personal, Ausrüstung, sonstige Güter, Bau- und Dienstleistungen usw., in das Projekt einbringen und so zur Umsetzung der Projektaktivitäten beitragen. Sie sind demnach am Projekt aktiv beteiligt, können aber keine entstandenen Kosten geltend machen. Sie nehmen am LIFE-Projekt auf eigene Kosten teil.

  Sie sind normalerweise mit keinem Partner verbunden und müssen die Förderbedingungen nicht erfüllen. Beim Verfassen des Projektantrags im Funding & Tenders-Portal werden Assoziierte Partner in einer gesonderten Schaltfläche beim Schritt «Teilnehmer» aufgelistet. Assoziierte Partner und ihre Sachleistungen sollten in Anhang 1 der Zuschussvereinbarung (GA) aufgeführt werden.

  Hinweis: «Associated Partner» entspricht nicht der veralteten Bezeichnung «Associated Beneficiary» aus den LIFE-Förderperioden bis 2020. 

• 2.4 | Unterauftragnehmer/Subunternehmer

  Unterauftragnehmer (Subcontractors) sind Erbringer von Dienstleistungen, die von einem Projektpartner mit der Durchführung einer Maßnahme beauftragt werden und dafür eine Rechnung zu marktüblichen Preisen ausstellen. Unteraufträge müssen immer auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses und/oder des niedrigsten Preises vergeben werden. Unterauftragnehmer unterzeichnen die Zuschussvereinbarung (GA) mit der EU nicht. Der Projektpartner, der den Unterauftrag vergeben hat, ist für die Leistungserbringung durch den Unterauftragnehmer verantwortlich, einschließlich ihrer Qualität und fristgerechten Ausführung.

  Hinweis: Die Erfüllung von Unteraufträgen muss von Dritten durchgeführt werden, nicht von einem der Projektpartner des Konsortiums. Die Summe aller Unteraufträge im Rahmen eines LIFE-Projektes sollte nur einen begrenzten Teil des gesamten Projektbudgets ausmachen. Die Vergabe von Unteraufträgen, die mehr als 30 % der gesamten förderfähigen Kosten ausmachen, muss in Ihrem Projektantrag gut begründet werden.

Rollen in der Organisation

• 1 | Selbstregistrierer

  Der Selbstregistrierer (Self-Registrant) ist die Person, die eine Organisation in das Teilnehmerregister des Funding & Tender-Portals einträgt. Bevor der LEAR validiert wird, können Selbstregistrierer der EU die angeforderten Informationen und Dokumente über ihre Organisation zur Verfügung stellen. Sobald der LEAR formell validiert wurde, wird die Rolle des Selbstregistrierers aufgehoben und durch den LEAR ersetzt.

• 2 | LEAR

  Jede Organisation, die an einem LIFE-Projekt teilnimmt muss einen LEAR (Account Administrator/Legal Entity Appointed Representative) benennen.

  Der LEAR ist die Person, die offiziell von einer Organisation ernannt wird, um Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der Nutzung des Fundig & Tenders-Portals zu verwalten und als Hauptansprechpartner für administrative und rechtliche Fragen zu einem Projekt zu fungieren. In der Regel handelt es sich bei den LEARs um Mitarbeitende in der zentralen Verwaltung der Organisation. Der LEAR verwaltet alle organisationsbezogenen Daten im Funding & Tenders-Portal und ernennt die Personen innerhalb seiner Organisation, die berechtigt sind, Verträge und Kostenabrechnungen elektronisch zu unterzeichnen. Für jede Organisation bzw. für jeden Konsortialpartner kann nur ein LEAR benannt werden.

  Für die Ernennung zu einem LEAR muss eine offizielle Validierung durch die EU Kommision erfolgt sein. Organisationen, die noch nicht von der Kommission validiert wurden, kann ein Zugang zum  Funding & Tenders-Portal über eine vorübergehende Selbstregistrierung ermöglicht werden.

  Hinweis: LEARs werden vom Zentralen Validierungsdienst im Teilnehmenden-Register validiert. Sie werden nicht über das Funding & Tenders-Portal verwaltet, wie es bei anderen Rollen der Fall ist.

• 3 | (Primäre) Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo, PaCo)

  Für jede Organisation muss ein Hauptansprechpartner identifiziert werden.

  Der Hauptansprechpartner der koordinierenden Organisation (Primary Coordinator Contact – Project Role, kurz PCoCo) wird zum Hauptansprechpartner für die EU. Es können noch weitere Kontaktpersonen des Koordinators benannt werden, die entweder nur Lesezugriff oder volle Zugriffsrechte erhalten.

  Kontaktpersonen mit vollen Zugriffsrechten des Koordinators werden im Portal für die Antragsstellung und spätere Projektberichterstattung  als «Koordinator-Kontakte» (CoCo) bezeichnet, alle weiteren Teilnehmer als «Teilnehmer-Kontakte» (Participant Contact, kurz PaCo). Kontaktpersonen mit Nur-Lese-Rechten werden als «Teammitglieder» bezeichnet. 

  Der Hauptansprechpartner und die Ansprechpartner des Koordinators mit vollen Zugriffsrechten haben dieselben Rechte: Sie können die Liste der Projektpartner und Ansprechpartner verwalten, alle Teile des administrativen Teils des Projektantrags bearbeiten und sämtliche Anhänge hochladen sowie den Projektantrag einreichen.

  Kontaktpersonen mit Nur-Lese-Rechten können die Informationen nur ansehen/herunterladen.