Projektantrag verfassen

LIFE ist ein flexibles Förderprogramm, in dem Projektanträge von einzelnen Institutionen, mehreren Partnern oder in transnationalen Konsortien mit anderen EU-Ländern eingereicht werden können. ⇒ Mehr zu Projektpartnern und Konsortien 

Wenn Sie ein Konsortium planen, achten Sie auf folgende Aspekte:

• Bildet das Konsortium die benötige Fachkompetenz ab, um alle Maßnahmen und Aspekte des Projektes abzudecken (einmalig, nicht redundant)?
• Ist das Konsortium komplementär aufgestellt? Sie brauchen nicht mehrere Partner mit denselben Kompetenzen. Sie sollten sich gegenseitig für die Erfüllung der Projektaktivitäten ergänzen.
• Wählen Sie so viele Partner wie nötig und so wenig Partner wie möglich. Bleiben Sie «funktionsfähig». Bedenken Sie, dass mit steigender Partneranzahl der Koordinations- und Verwaltungsaufwand Ihres Projektes wächst.
• Entscheidend für ein erfolgreiches Projekt sind eine klare Struktur und eindeutige Rollen.
• Die Rolle des Projektmanagements wird im besten Fall von einer erfahrenen (LIFE-)Projektkoordination besetzt, die keine weiteren verantwortungsvollen Aufgaben in der jeweiligen Institution erfüllt. Der Fokus dieser Person sollte auf der Umsetzung des LIFE-Projekts liegen können.
• Halten Sie alle zentralen Aufgaben der Partner eines Konsortiums in einem Partnervertrag schriftlich fest. Das ermöglicht von Beginn an Klarheit für alle Beteiligten.
• Ist es zielführend, zusätzliche Behörden und Interessenvertreter*innen einzubinden?

Für Ihren Projektantrag sind ein Überblick über bisherige Aktivitäten und EU-geförderte Projekte in Ihrem Themenfeld sowie gute Kenntnisse über den regionalen Kontext hilfreich. Können Sie auf Ergebnissen ähnlicher Projekte aufbauen bzw. diese hochskalieren? Auch kann eine nachvollziehbare Abgrenzung zu anderen, ähnlichen Projekten nötig sein, um den individuellen, konkreten Mehrwert Ihres Projektes deutlich zu machen.

Es lohnt sich in der Projektdatenbank der EU zu Ihrem Projektthema zu recherchieren, um zu prüfen, ob die EU diese Idee schon einmal anderswo gefördert hat.

Zudem sollten Sie die Interessen der relevanten Entscheidungsträger und Stakeholder kennen und diese bei der Erarbeitung Ihrer Projektidee berücksichtigen. Gibt es vielleicht sogar bestehende Interessenkonflikte? Wie können diese im Vorfeld oder proaktiv im Rahmen des Projektes adressiert werden?

Passt Ihre Projektidee in die Entwicklungspläne der Region? Hat Ihr Vorhaben Effekte auf den sozioökonomischen Kontext? Es ist wichtig darzustellen, dass sich Ihre Idee gut in das Umfeld einfügt.

Die Beteiligung von Akteurs- und Interessengruppen ist sehr wichtig, um den langfristigen Erfolg Ihres Projekts zu sichern. Ein guter Projektantrag stellt dar, wie ein geplantes Vorhaben seine fachlichen Ziele erreichen wird, und auch, wie relevante Akteurs- und Interessengruppen involviert werden. Vor diesem Hintergrund ist eine breitenwirksame Kommunikation eine wichtige Säule Ihres Projekts. Planen Sie dafür passende Aktivitäten und ausreichend personelle und finanzielle Ressourcen ein. Zum Beispiel sollte eine effektive Kommunikationsstrategie dargelegt werden. ⇒ Siehe dazu auch Hinweise von CINEA zur Projektkommunikation

Zeigen Sie auch, wie Ihr Projekt ggf. auf die relevanten EU-Umwelt-Politikbereiche Einfluss nimmt und wie Synergieeffekte auf andere Umweltmedien und/oder über den Umweltsektor hinaus konkret erreicht werden können.

1. LIFE-Bezug: Stellen Sie von Beginn an sicher, dass Ihre Projektidee zum LIFE-Förderprogramm passt. Den übergeordneten Rahmen für alle LIFE-Projekte bildet die EU-LIFE-Verordnung. Die insgesamt siebenjährige Förderperiode wird für die Umsetzung des LIFE-Programm durch sogenannte Mehrjährige Arbeitsprogramme (MAWP) in zwei Phasen unterteilt. Diese MAWPs und die dazugehörigen Lists of Priority Topics beschreiben konkret die Förderthemen und die Förderbedingungen für den jeweiligen Umsetzungszeitraum. Zusammen mit der LIFE-Verordnung bilden diese die Grundlage für die inhaltliche Ausrichtung der jährlichen Ausschreibungen zu allen LIFE-Teilprogrammen. Bitte lesen Sie diese Dokumente und prüfen Sie, ob Ihre Projektidee gut zu LIFE passt. In Ihrem Projektantrag sollte dieser Bezug deutlich hergestellt werden.
2. Kohärenz: Alle Teile Ihres Antrags sollten gut aufeinander abgestimmt sein und ineinandergreifen. Jedes Arbeitspaket sollte einem roten Faden folgen, der sich über alle Teile der Projektplanung nachvollziehen lässt und einen klaren Bezug zur Zielerreichung herstellt. Stimmt die Personalplanung mit den Aufgaben in den Arbeitspaketen überein? Passt die Kommunikationsstrategie zu meinen Aktivitäten und Zielen? Ein LIFE-Projekt ist komplex und braucht ein hohes Maß an Gründlichkeit bei der Ausarbeitung. Die Komplexität steigt mit der zunehmenden Anzahl an Projektpartnern. Ein guter Projektantrag zeigt eine ausgeprägte Kohärenz über alle Antragsbestandteile (und Partner) hinweg. Planen Sie vor dem Einreichen Zeit für ein gründliches, mehrfaches Lesen der Antragsunterlagen ein.
3. Realistische Ziele: Achten Sie auf eine realistische Planung und bemessen Sie sowohl zeitliche, als auch personelle Ressourcen nicht zu knapp. Haben Sie im Blick, wenn Ihre Maßnahmen von externen Genehmigungsverfahren abhängen und planen Sie dafür ausreichend Zeit ein. Auch die Einstellung von neuem Projektpersonal kann längere Zeit in Anspruch nehmen. Je realistischer Sie planen, desto professioneller wird Ihr Antrag und desto besser gelingt die erfolgreiche Projektumsetzung.  Es ist ratsam, sich nicht zu viele Zwischenergebnisse (Milestones und Deliverables) zu setzen und die gesamte Umsetzung, auch für die Berichterstattung an die EU, übersichtlich zu gestalten.
4. Budgetplanung: Stellen sie sicher, dass die Projektidee realisierbar ist. Bei lang angelegten Projekten lohnt es sich, Preissteigerungen und Lohnerhöhungen einzuplanen. Berechnen Sie nicht nur den Personalaufwand für die Aktivtäten in den Arbeitspaketen. Planen Sie auch ausreichend Budget für das Projektmanagement ein, z.B. für die Berichterstattung an die EU oder das Personal-Recruiting. Auch der Aufwand für die Koordination eines Konsortiums oder verschiedener Akteure im Team sollte in der Budgetplanung berücksichtigt werden.

Kalkulieren Sie in Ihrer Planung Urlaubszeiten oder andere organisationsinterne «Hoch-Zeiten» für ein gutes Zeitmanagement mit ein.

Ist der LIFE-Antrag bei der EU eingereicht, durchläuft dieser zunächst einen «Fast Check». Dabei wird geprüft, ob alle Vorgaben und Formalien korrekt eingehalten wurden. Ist der Antrag beispielsweise zu lang, werden von der EU Kürzungen vorgenommen, die sich womöglich negativ auf die Schlagkraft und Kohärenz Ihres Antrags auswirken könnte.

Für Ihren Antrag benötigen Sie einen Projekttitel sowie ein Projektakronym. Beides sollte für Außenstehende leicht verständlich und ansprechend sein. Es ist von Vorteil, wenn es Ihnen gelingt, damit bei der EU Interesse zu wecken und eine erste Botschaft oder positive Assoziation zu transportieren.

Im weiteren Bewertungsprozess des eingereichten Antrags, ist Ihre «Project Summary» das Aushängeschild Ihres Antrags. Diese Zusammenfassung des Projekts sollte sehr aussagekräftig formuliert sein. Warum ist Ihr Projekt notwendig? Was wird Ihr Projekt verändern? Welchen Ansatz verfolgt es dabei? Die «Project Summary» ist der Teil Ihres Antrags, der von den meisten Beteiligten im Bewertungsprozess gelesen wird. Es ist der erste, oft entscheidende Eindruck.

Das Antragsformular B, das Sie beim Einreichen des Projektantrags im Funding & Tenders-Portal ausfüllen müssen, bildet die inhaltliche Säule Ihres Projektantrags. Hier werden Hintergrund, Idee, Maßnahmen und Wirkung Ihres Projektes dargestellt. Die Kapitelstruktur dieses beschreibenden Antragsteils zu Ihrem Vorhaben ist vorgegeben und Sie sollten jedes Kapitel befüllen. Innerhalb jedes Kapitels sollten Ihre Informationen sehr gut strukturiert und damit leicht erfassbar sein. Zwischen allen Kapiteln sollten klare Bezüge zu einander bestehen. Die zentralen Informationen müssen deutlich und mühelos ersichtlich werden.

Verschriftlichen Sie alle Vorteile Ihres Projekts, auch aus Ihrer Sicht Offensichtliches und jene Vorzüge, die nicht das Hauptthema ihres Projektes betreffen, zum Beispiel die Klima-Effekte eines Umwelt- oder Naturprojekts sowie positive soziale und wirtschaftliche Effekte. Es könnten auch Effekte sein, die über Ihr lokales Handlungsfeld, z.B. geografisch, quantitativ oder thematisch, hinausgehen.

Zur Bewertung Ihres Projektantrags verwendet die EU eine Bewertungsschablone, die mit der Struktur des Antragsformular B korrespondiert. Ihr Antrag wird in der Regel geprüft auf:

Relevanz

• Relevanz des Projektes für eines oder mehrere der spezifischen Ziele des LIFE Programms und für das betreffende Teilprogramm,
• Umfang, in dem das Projekt mit der aktuellen LIFE-Ausschreibung und den enthaltenen spezifischen Prioritäten übereinstimmt,
• Allgemeine konzeptionelle und methodische Interventionslogik,
• Umfang, in dem das Projekt positive Nebeneffekte bietet und Synergien mit anderen Politikbereichen fördert, die für die Verwirklichung der umwelt- und klimapolitischen Ziele relevant sind.

Wirkung (Wertung zu diesem Kriterium zählt 1,5-fach)

• Anspruch und Glaubwürdigkeit der Auswirkungen, die während des Projekts und/oder nach dem Projekt aufgrund der vorgeschlagenen Aktivitäten zu erwarten sind,
• Berücksichtigung möglicher negativer Auswirkungen auf die anderen spezifischen Ziele des LIFE-Programms, wobei sichergestellt sein muss, dass diese Ziele nicht wesentlich beeinträchtigt werden,
• Nachhaltigkeit der Projektergebnisse nach Abschluss des Projekts,
• Möglichkeit, dass die Projektergebnisse im selben oder in anderen Sektoren bzw. am selben oder an anderen Orten repliziert werden können,
• Möglichkeit, dass die Projektergebnisse von öffentlichen oder privaten Akteuren oder durch die Mobilisierung größerer Investitionen oder finanzieller Ressourcen erweitert werden können (katalytisches Potenzial).

Qualität

• Klarheit, Relevanz und Durchführbarkeit des Arbeitsplans,
• Angemessenheit des geografischen Schwerpunkts der Aktivitäten,
• Qualität des Plans zum Monitoring der Auswirkungen und zur diesbezüglichen Berichterstattung,
• Ermittlung und Einbindung der einschlägigen Interessenträger,
• Eignung und Qualität der vorgeschlagenen Maßnahmen zur Kommunikation und Verbreitung des Projekts und seiner Ergebnisse an verschiedene Zielgruppen.

Ressourcen

• Zusammensetzung des Projektteams in Bezug auf Fachwissen, Fähigkeiten und Aufgabenbereiche sowie Angemessenheit der Managementstruktur,
• Angemessenheit des Projekthaushalts und der Ressourcen sowie ihre Kohärenz mit dem vorgeschlagenen Arbeitsplan,
• Transparenz des Projektbudgets, d.h. hinreichende Beschreibung der Kostenfaktoren,
• Umfang, in dem die Umweltauswirkungen des Projekts berücksichtigt und abgemildert werden, unter anderem durch eine umweltgerechte Beschaffung [Die Verwendung anerkannter Methoden zur Berechnung des Umweltfußabdrucks des Projekts (z.B. nach der PEF- oder OEF-Methode oder ähnlichen Methoden) oder die Nutzung von Umweltmanagementsystemen (z. B. EMAS) wäre von Vorteil.],
• Kosten-Nutzen-Verhältnis des vorgeschlagenen Projekts.

Für diese vier Bereiche vergeben Evaluator*innen Bewertungspunkte je zwischen 0 und 20. Pro Kriterien-Kategorie muss ein Antrag mindestens 10 Punkte erreichen, um in die engere Wahl zu gelangen. Darüber hinaus können in der Regel auch Bonuspunkte für Ihren Antrag vergeben werden. Diese beziehen sich auf die Kriterien:

• Erwartete Synergien: Das vorgeschlagene Projekt bietet außergewöhnliche Synergien und bewirkt erhebliche positive Nebeneffekte zwischen LIFE-Teilprogrammen. (2 Punkte)
• Vornehmliche Umsetzung in Regionen der EU in äußerster Randlage. Wenn regionale Besonderheiten für die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genannten Erfordernisse relevant sind (z.B. Abfall im Falle von Inseln, saubere Energie im Falle kohleintensiver Regionen usw.), könnte der Bonus auf andere geografische Gebiete mit besonderen Bedürfnissen und besonderer Schutzbedürftigkeit ausgeweitet werden. (2 Punkte)
• Bezüge und Anknüpfung zu anderen EU geförderten Projekten: Das Projekt baut im Wesentlichen auf den Ergebnissen anderer von der Europäischen Union finanzierter Projekte auf oder erweitert sie. (2 Punkte)
• Katalysatoreffekte des Projekts: Das Projekt bietet ein außergewöhnliches Katalysatorpotenzial. Es besteht die Möglichkeit, dass Projektergebnisse von öffentlichen oder privaten Akteuren oder durch die Mobilisierung größerer Investitionen oder finanzieller Ressourcen erweitert werden. (2 Punkte)
• Transnationale Kooperation mit anderen EU-Mitgliedstaaten: Das Projekt sieht eine transnationale Zusammenarbeit zwischen Mitgliedstaaten vor, die für die Erreichung der Projektziele entscheidend ist. (2 Punkte)

Bitte beachten Sie, dass an die Vergabe von Bonuspunkten sehr hohe Ansprüche gestellt werden. In der Regel werden gezielte Aktivitäten und Maßnahmen sowie quantitative Erfassungen zu den mit Bonuspunkten honorierten zusätzlichen Effekten oder Aspekten erwartet.

Insgesamt kann in der Regel eine maximale Punktzahl von 100 Punkten (in Fällen ohne Bonus-Punkt-Option 90 Punkte; weitere Sonderfälle siehe Ausschreibungen, Kapitel 9; bei Projektskizzen kein Punktesystem) erreicht werden. Je nach Anzahl und Qualität aller eingereichten Vorhabensanträge in dem jeweiligen Teilprogramm und verfügbarem EU-Budget, liegen die Schwellenwerte für eine Bewilligung bei unterschiedlichen Bepunktungen.

Hinweis: Die Bewertungskriterien variieren geringfügig zwischen verschiedenen Projektkategorien. Bitte beachten Sie die «Award criteria» in Kapitel 9 der Ausschreibung, zu der Sie einen Antrag erstellen.