Projektauswahlverfahren zweistufig

Zulassungskriterien

In einem zweistufigen Antragsverfahren reichen Sie zunächst eine schlankere Fassung Ihrer Projektidee ein. Wenn diese von der EU positiv bewertet wird, folgt ein umfangreicher Projektantrag.

Ihr Konzept (Concept Note) muss:

• vor Ablauf der Einreichungsfrist über das Funding & Tenders-Portal eingereicht werden,
• vollständig sein, die Antragsformulare/Templates müssen korrekt ausgefüllt sein, alle Abschnitte der Teile A und B müssen ausgefüllt sein, alle Anhänge und Belege müssen beigefügt sein.
• Achten Sie darauf, die formalen Vorgaben, wie Schriftgröße und maximale Seitenzahlen einzuhalten. Überzählige Seiten werden automatisch unlesbar gemacht (wodurch ggf. wichtige Zusammenhänge nicht mehr nachvollziehbar sind) und von den Gutachter*innen nicht berücksichtigt.

Förderfähigkeitskriterien

Grundsätzlich wird geprüft, ob

• der Inhalt des Konzepts mit der Themenbeschreibung übereinstimmt,
• die Teilnehmenden aus förderfähigen Ländern stammen (⇒ förderfähige Antragstellende, Koordinatoren),
• die Aktivitäten förderfähig sind.

Weitere Kriterien hängen vom jeweiligen Teilprogramm oder Thema ab, z.B.:

• Zusammensetzung des Konsortiums (ggf. Mindestzusammensetzung des Konsortiums)
• Geografischer Standort der Projektaktivitäten

Bewertung der Konzeptpapiere auf der Grundlage der nachstehenden Kriterien

• Umsetzung von Plänen oder Strategien
  • Das Vorhaben dient der Umsetzung von strategischen Projekten. Diese umfassen: 1) Strategische Naturschutzprojekte (SNAP) und 2) Strategische integrierte Projekte (SIP).
• Räumliche Abdeckung
  • Die Umsetzung des betreffenden Plans oder der betreffenden Strategie der EU deckt ein großes und repräsentatives räumliches Gebiet ab, insbesondere auf regionaler, multiregionaler, nationaler oder transnationaler Ebene. Bei Strategischen integrierten Projekte (SIP) im Bereich Luftqualitätsmanagement kann auch ein auf mehrere Städte ausgerichteter Ansatz oder ein kleinerer räumlicher Abdeckungsbereich akzeptiert werden, sofern das Projekt wesentliche Auswirkungen hat.

• Koordinierung der ergänzenden Finanzmittel
  • Mit den Aktivitäten werden ergänzende Mittel aus mindestens einer Finanzierungsquelle der Europäischen Union, der Mitgliedstaaten oder des privaten Sektors mobilisiert, und es werden auch andere einschlägige europäische, nationale oder private Mittel in Betracht gezogen.
  • Die Mittel dienen der ergänzenden Finanzierung von SNAP und SIP zur Unterstützung und Durchführung ergänzender Maßnahmen, die für die Umsetzung des betreffenden Plans oder der betreffenden Strategie erforderlich sind.
  • Die Mechanismen für die Koordinierung der ergänzenden Finanzmittel sind klar definiert.
• Einbeziehung wichtiger Interessenträger
  • Wichtige Interessenträger werden aktiv in die Umsetzung des betreffenden Plans oder der betreffenden Strategie einbezogen. 

Ergebnis der Prüfung auf Zulässigkeit und Förderfähigkeit

• UNZULÄSSIG UND NICHT FÖRDERFÄHIG
  • Wenn ein Projektkonzept unzulässig oder nicht förderfähig ist, werden die Antragstellenden (über die koordinierende Organisation) informiert, und das Ablehnungsschreiben wird in ihre Funding & Tenders Portal-Bibliothek eingestellt (My Proposals -> Actions -> Follow-up -> Proposal Management & Grant Preparation -> Documents).
  • Der Ablehnungsbescheid enthält eine ausführliche konstruktive Kritik zu den positiven und negativen Aspekten des Projektakonzepts.
  • Handelt es sich um lösbare Kriterien, lohnt es sich, das Feedback anzunehmen und darauf aufbauend einen neuen Projektantrag im Rahmen des nächsten Calls einzureichen. Projektanträge können beliebig oft eingereicht werden.

Hinweis: Das Ablehnungsschreiben enthält keine Verbesserungsvorschläge. Informationen zu Beschwerdeverfahren gegen solche Ablehnungen finden Sie auch unter Complaints about proposal rejection.

• ZULÄSSIG UND FÖRDERFÄHIG
  • Alle Antragstellenden, deren Projektkonzept die vorgegebenen Kriterien erfüllen, werden zur Einreichung eines vollständigen Projektantrages (Full Proposal) aufgefordert.
  • Die Antragstellenden werden auch zur Teilnahme an einer schriftlichen Frage- und Antwortphase eingeladen, in der sie Fragen zur Erstellung des vollständigen Projektantrages einreichen können. Am Ende dieser Phase werden die Fragen und Antworten anonym veröffentlicht, sodass alle Antragstellenden bei der Erstellung ihres vollständigen Projektantrages gleichermaßen unterstützt werden. Gegebenenfalls werden die Fragen und Antworten mit Hilfestellungen zu typischen Schwierigkeiten ergänzt, die sich in den Konzeptpapieren gezeigt haben.

Zulassungskriterien

Der Projektantrag muss:

• vor Ablauf der Einreichungsfrist über das Funding & Tenders-Portal eingereicht werden
• vollständig sein, die Antragsformulare/Templates müssen korrekt ausgefüllt sein, alle Abschnitte der Teile A und B müssen ausgefüllt sein, alle Anhänge und Belege müssen beigefügt sein
• lesbar (nicht kleiner als Arial 10), zugänglich und druckbar sein (DIN A4).
• Außerdem sollte der Projektantrag die im Antragsformular angegebene Seitenzahl nicht überschreiten (max. 120). Überzählige Seiten werden automatisch unlesbar gemacht (wodurch ggf. wichtige Zusammenhänge nicht mehr nachvollziehbar sind) und werden von den Gutachter*innen nicht berücksichtigt.

Förderfähigkeitskriterien

Grundsätzlich wird geprüft, ob

• der Inhalt des Projektantrags mit der Ausschreibung übereinstimmt
• die Teilnehmenden aus förderfähigen Ländern stammen (⇒ förderfähige Teilnehmende, Koordinatoren)
• die Aktivitäten förderfähig sind.

Weitere Kriterien hängen vom jeweiligen Teilprogramm oder Thema ab, z.B.:

• Zusammensetzung des Konsortiums (ggf. Mindestzusammensetzung des Konsortiums)
• Geografischer Standort der Projektaktivitäten

Bewertung der Konzeptpapiere auf der Grundlage der nachstehenden Kriterien

• Umsetzung von Plänen oder Strategien
  • Das Vorhaben dient der Umsetzung von strategischen Projekten. Diese umfassen: 1) Strategische Naturschutzprojekte (SNAP) und 2) Strategische integrierte Projekte (SIP).
• Räumliche Abdeckung
  • Die Umsetzung des betreffenden Plans oder der betreffenden Strategie der EU deckt ein großes und repräsentatives räumliches Gebiet ab, insbesondere auf regionaler, multiregionaler, nationaler oder transnationaler Ebene. Bei Strategischen integrierten Projekte (SIP) im Bereich Luftqualitätsmanagement kann auch ein auf mehrere Städte ausgerichteter Ansatz oder ein kleinerer räumlicher Abdeckungsbereich akzeptiert werden, sofern das Projekt wesentliche Auswirkungen hat.

• Koordinierung der ergänzenden Finanzmittel
  • Mit den Aktivitäten werden ergänzende Mittel aus mindestens einer Finanzierungsquelle der Europäischen Union, der Mitgliedstaaten oder des privaten Sektors mobilisiert, und es werden auch andere einschlägige europäische, nationale oder private Mittel in Betracht gezogen.
  • Die Mittel dienen der ergänzenden Finanzierung von SNAP und SIP zur Unterstützung und Durchführung ergänzender Maßnahmen, die für die Umsetzung des betreffenden Plans oder der betreffenden Strategie erforderlich sind.
  • Die Mechanismen für die Koordinierung der ergänzenden Finanzmittel sind klar definiert.
• Einbeziehung wichtiger Interessenträger
  • Wichtige Interessenträger werden aktiv in die Umsetzung des betreffenden Plans oder der betreffenden Strategie einbezogen. 

Ergebnis der Prüfung auf Zulässigkeit und Förderfähigkeit

• UNZULÄSSIG UND NICHT FÖRDERFÄHIG
  • Wenn ein Projektantrag unzulässig oder nicht förderfähig ist, werden die Antragstellenden (über die koordinierende Organisation) informiert, und das Ablehnungsschreiben wird in ihre Funding & Tenders Portal-Bibliothek eingestellt (My Proposals -> Actions -> Follow-up -> Proposal Management & Grant Preparation -> Documents).
  • Der Ablehnungsbescheid enthält eine ausführliche konstruktive Kritik zu den positiven und negativen Aspekten des Projektantrages.
  • Handelt es sich um lösbare Anmerkungen, lohnt es sich, das Feedback anzunehmen und darauf aufbauend einen neuen Projektantrag im Rahmen der nächsten Ausschreibung einzureichen. Projektanträge können beliebig oft eingereicht werden.

Hinweis: Das Ablehnungsschreiben enthält keine Verbesserungsvorschläge. Informationen zu Beschwerdeverfahren gegen solche Ablehnungen finden Sie auch unter Complaints about proposal rejection.

• ZULÄSSIG UND FÖRDERFÄHIG
  • Alle Antragstellenden, deren Projektanträge die vorgegebenen Kriterien erfüllen, werden zur Einreichung eines vollständigen Projektantrages (Full Proposal) aufgefordert.
  • Die Antragstellenden werden auch zur Teilnahme an einer schriftlichen Frage- und Antwortphase eingeladen, in der sie Fragen zur Erstellung des vollständigen Projektantrages einreichen können. Am Ende dieser Phase werden die Fragen und Antworten anonym veröffentlicht, sodass alle Antragstellenden bei der Erstellung ihres vollständigen Projektantrages gleichermaßen unterstützt werden. Gegebenenfalls werden die Fragen und Antworten mit Hilfestellungen zu typischen Schwierigkeiten ergänzt, die sich in den Konzeptpapieren gezeigt haben.

Vor Beginn des Bewertungsverfahrens werden die Gutachter*innen über die Vertragsbedingungen gebrieft (Vertraulichkeit, Unparteilichkeit, Interessenskonflikte, Erfüllung der Aufgaben und Genehmigung der Berichte, Sanktionen bei Nichteinhaltung usw.). Danach werden erstellt:

1. Gutachten über Einzelbewertung (Individual Evaluation)
2. Gutachten über Konsensbewertung (Consensus Group)
3. Gutachten durch Bewertungsgremium (Panel Review)

Die Projektanträge werden in der Regel von mindestens drei Gutachter*innen bewertet. Diese vergeben jeweils eine Punktezahl mit erläuternden Bemerkungen und erstellen einen individuellen Bewertungsbericht (IER). Um für eine Förderung in Betracht zu kommen, muss der Projektantrag bei jedem einzelnen Vergabekriterium einen bestimmten Schwellenwert und insgesamt einen bestimmten Gesamtwert überschreiten. Grundlage der Punktevergaben sind die hier verlinkten Vergabekriterien. 

Im Unterschied zum einstufigen Antragsverfahren sind die «Award Criteria» um den Aspekt Ergänzende Finanzmittel erweitert. Es werden keine Bonuspunkte vergeben.

Nach den Einzelbewertungen kommen alle Gutachter*innen, die den Projektantrag bewertet haben, in einer Konsensgruppe zusammen, um sich auf einen gemeinsamen Standpunkt zu Kommentaren und Bewertungen zu einigen.

Konsensgruppen, die sich aus externen Sachverständigen zusammensetzen, werden in der Regel von einem Mitarbeitenden der Bewilligungsbehörde (CINEA) als Moderator unterstützt, um:

• unparteiisch einen Konsens zu finden und
• sicherzustellen, dass jeder Projektantrag gemäß den Vergabekriterien fair bewertet wird.

Nach der Konsensphase diskutiert der Bewertungsausschuss (Evaluation Committee Panel) die Einstufung und Punktevergabe der Projektanträge, um:

• eine Einigung über die Punktzahlen und Kommentare für alle gemeinsam bewerteten Projektanträge zu erzielen und die Konsistenz der Bewertungen zu überprüfen,
• gegebenenfalls neue Noten vorzuschlagen oder Kommentare zu überarbeiten und Fälle zu klären, in denen sich die Gutachter nicht einigen konnten,
• Projektanträge oberhalb der Schwellenwerte einzustufen und eine Rangfolge für Projektanträge mit der gleichen Punktzahl festzulegen. (Um eine Finanzierung zu erhalten, muss der Projektantrag so eingestuft sein, dass er über dem Schwellenwert liegt (relative Positionierung in der Liste aller Projektanträge im Vergleich zu den anderen Projektanträgen).

Hinweis: Die Projektanträge werden in eine Reihenfolge gebracht, basierend auf den Punkten, die sie für verschiedene Kriterien erhalten. Nur die Projekte, die die Mindestpunktzahl erreicht haben, kommen – wenn genügend Haushaltsmittel vorhanden sind – auf die Liste für eine mögliche Finanzierung. Haben mehrere Projekte die gleiche Punktzahl, werden diejenigen mit den meisten Punkten im Bereich Auswirkungen/Impact finanziert. Stehen nicht genügend Haushaltsmittel zur Verfügung, um alle Projekte zu finanzieren, die die Mindestpunktzahl erreicht haben, werden vorrangig die Projektanträge von Mitgliedstaaten berücksichtigt, die bisher noch keine Finanzierung für ein SIP oder – im Rahmen des Teilprogramms Naturschutz und Biodiversität – für ein SNAP erhalten haben.

Auf der Grundlage des Berichts und der Rangliste des Bewertungsausschusses wird das Bewertungsergebnis geprüft und eine endgültige Rangliste zusammengestellt sowie die Antragstellenden über das Ergebnis informiert. 

Die Anzahl der Projektanträge in der Liste hängt von den verfügbaren Haushaltsmitteln ab. ⇒ Siehe dazu auch das Kapitel Verfügbarkeit und Verteilung des Budgets

Wenn das verfügbare Budget nicht ausreicht, um alle Projektanträge oberhalb der Schwellenwerte zu finanzieren (was in der Regel der Fall ist, da die EU-Finanzhilfen stark überzeichnet sind), können einige Projektanträge auf eine Reserveliste (siehe nächster Reiter) gesetzt werden. Diesen wird dann eine EU-Zuschussfinanzierung angeboten, wenn ein Projekt mit höherer Punktzahl nicht zustande kommt oder zusätzliche Mittel verfügbar werden. Projektanträge, die unter dem Schwellenwert liegen, werden abgelehnt.

Evaluierungsergebnisse

Die Antragstellenden werden über das Ergebnis ihrer Bewertung informiert. Das Evaluierungsdokument wird in die Funding & Tenders Portal-Bibliothek eingestellt (My Proposals -> Actions -> Follow-up -> Proposal Management & Grant Preparation -> Documents).

Hinweis: Das Ablehnungsschreiben enthält keine Verbesserungsvorschläge! Informationen zu Beschwerdeverfahren gegen solche Ablehnungen finden Sie auch unter Complaints about proposal rejection.

Wenn der Projektantrag erfolgreich war, erhalten die Teilnehmenden eine Einladung zur Vorbereitung der Zuschussvereinbarung (GA).

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Einladung zur Vorbereitung einer Zuschussvereinbarung (GA) noch keine formelle Zusage für eine Finanzierung darstellt. Die endgültige Entscheidung über Ihr Projekt wird erst zu einem späteren Zeitpunkt getroffen. Sie hängt vom Abschluss der Fördervorbereitung und weiteren Prüfungen ab (z.B. der finanziellen Leistungsfähigkeit).

Weitere Informationen zur Zuschussvereinbarung (GA) finden Sie im Online Manual sowohl unter Grant Preparation als auch unter Proposal Management and Grant Preparation.

In die Reserveliste werden alle Projekte aufgenommen, die die Mindestpunktzahl erreichen (d.h. die Mindestqualitätsanforderungen erfüllen), aber angesichts der verfügbaren Haushaltsmittel nicht finanziert werden können.

Für den Fall, dass zusätzliche Mittel bereitgestellt werden können, werden die in der Reserveliste aufgeführten Projekte nach ihrer Rangfolge finanziert.